Regeling Vertrouwenspersoon

Regeling vertrouwenspersoon

Het bestuur van de Tennis Padel Club Heiloo, TPC (hierna te noemen: de vereniging) heeft een vertrouwenspersoon voor de vereniging aangesteld. De algemene taak van de vertrouwenspersoon omvat het verzorgen van een eerste opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag van overige leden van de vereniging, dan wel van personen die in nauwe relatie staan tot de vereniging, mits dit gedrag zich in de context van de vereniging heeft afgespeeld. Ook is de vertrouwenspersoon er voor situaties op de vereniging of gerelateerd aan de vereniging waarvoor u het gevoel hebt dat u niet bij het bestuur terecht kan.

De vertrouwenspersoon heeft voorts de volgende taken en verplichtingen:

De algemene taak van de vertrouwenspersoon omvat het verzorgen van een eerste opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag van overige leden van de vereniging dan wel van personen die in nauwe relatie staan tot de vereniging voor zover dit gedrag zich binnen de activiteiten van de vereniging heeft afgespeeld;
de vertrouwenspersoon is voor leden, donateurs, ouders, vrijwilligers en werknemers aanspreekbaar voor problemen binnen en eventueel buiten de vereniging die te maken hebben met ongewenst gedrag;
de vertrouwenspersoon begeleidt de aangever in het verdere verloop van de melding;
de vertrouwenspersoon bemiddelt, beantwoordt vragen, verwijst indien nodig naar hulpinstanties, onderzoekt indien nodig en registreert;
de vertrouwenspersoon behandelt de zaken in strikt vertrouwelijke sfeer en zorgt ervoor dat de vertrouwelijkheid is gegarandeerd;
de vertrouwenspersoon houdt van alle zaken een eenvoudige rapportage bij;
de vertrouwenspersoon kan het bestuur van de vereniging in kennis stellen van het feit dat er melding is gemaakt van ongewenst gedrag, maar brengt alleen met toestemming van de betrokkene inhoudelijk rapport bij het bestuur van de gemelde kwestie;
de vertrouwenspersoon adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd in zijn algemeenheid over zaken betreffende ongewenst gedrag en over de wijze waarop dit is te voorkomen;
de vertrouwenspersoon werkt volledig onafhankelijk maar valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging;
wordt in eerste instantie een bestuurslid van de vereniging of een ander vertrouwd lid van de vereniging benaderd, dan kan, op verzoek van de betrokkene, de vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. Een bestuurslid of een vrijwilliger van de vereniging wijst de melder van ongewenst gedrag op de mogelijkheid een vertrouwenspersoon in te schakelen;
de vertrouwenspersoon heeft in principe geheimhoudingsplicht. Er kunnen zich echter situaties voor doen waarbij de vertrouwenspersoon vanwege gewetensnood deze geheimhouding wil verbreken. De vertrouwenspersoon kan de geheimhouding pas dan verbreken, als de vertrouwenspersoon heeft voldaan aan de voorwaarden gesteld in de Gedragscode voor vertrouwenspersonen;
de vertrouwenspersoon heeft de mogelijkheid in overleg met de vereniging en op kosten van de vereniging extern advies in te winnen als hij dit in een hem voorgelegde zaak nodig acht;

Ten behoeve van het jaarverslag van de vereniging geeft de vertrouwenspersoon jaarlijks het aantal meldingen van ongewenst gedrag door aan het bestuur.
Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval verstaan:

seksuele intimidatie;
agressie en geweld;
pesten;
discriminatie;
interne criminaliteit.

Maar ook andere vormen van intimidatie of van verbaal of lichamelijk geweld kunnen als ongewenst gedrag worden beschouwd.

Vastgesteld door het bestuur Tennis Padel Club Heiloo in Heiloo op 10 februari 2021